Como fazer uma ata

Ainda existe uma grande quantidade de pessoas no nosso mundo, que mesmo sem qualquer recompensa e salário, possuem o cargo de secretário. Este, por ser ocupado em locais como a igreja, alguma associação ou em qualquer outra situação que exija o registo dos acontecimentos e atos que foram realizados nas reuniões.

Por isso, se você possui este cargo, certamente em algumas ocasiões irá precisar de fazer uma ata.

O objetivo deste artigo será ensinar-lhe a redigir uma ata de alto nível que claramente irá dar-lhe muito jeito.

Elaborar a ata

Para quem não sabe, uma ata é um registo resumido, que tem que ser claro e fiel, das ocorrências e acontecimentos de uma reunião.

Primeiro iremos observar as características de uma ata.

Esta nunca deve ter na sua constituição parágrafos. Utilize números por extenso, e para ter uma maior facilidade na leitura, pode repetir em algarismos entre parêntesis.

Deverá ser escrito a caneta, sem qualquer rasura. As ressalvas devem ser feitas da seguinte forma:

1. ”digo”, no momento da escrita (intensão, digo, intenção);
2. ”Em tempo”, quando só der conta do erro na hora de lavrar a ata (Em tempo: onde se lê ”aquilo”, leia-se ”isso”).

Também é muito importante você saber que a ata deve ter sempre no seu início um termo de abertura e no final um termo de encerramento.

Vamos agora ver como se faz a abertura das atas.

• Antes de tudo, o cabeçalho da ata deverá sempre ter na sua constituição algumas informações que possam ser importantes para situar a mesma e facilitar a pesquisa após a reunião. A primeira coisa que o cabeçalho deverá ter é a indicação da ata, ou seja, o título.
• A abertura da ata é igualmente um ponto importante, esta deve apresentar sempre o dia, a hora e o local em que foi feita a reunião, para além disso também devem estar presentes as identificações das entidades reunidas, os nomes do presidente e do secretário, e também a finalidade da reunião. Na ata, também deve estar sempre presente um texto que declare a legalidade da reunião.

Um problema que as pessoas normalmente têm ao fazer a ata, é escrever a relação nominal. Esta deve-se relacionar as pessoas que estão na lista de presença, e que fizeram presença na reunião.

Você também terá que saber fazer o desenvolvimento do texto de uma ata, o que é muito importante. É importante ”amarrar” muito bem o texto, para fazer isso, deverá utilizar algumas expressões fixas, pode vê-las:

• Início: Dando início à ordem do dia, o senhor presidente relatou…
• Fecho: Este só pode vir depois de todos os acontecimentos forem registados. Exemplo: Nada mais havendo a tratar, o senhor presidente teve a honra de encerrar a reunião, agradecendo a presença de todos. E para constar, eu, Maria Jertudes, lavrei a presente ata que, depois de ser lida e aprovada, será assinada por mim, pelo senhor presidente e por todos os presentes na reunião.

E por último, é preciso saber fazer um encerramento de atas.