Ter conhecimento das existências da empresa, em quantidade e em valor, responde a várias necessidades da empresa, servindo para alimentar a contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos.
É indispensável saber como gerir as existências, de ter o conhecimento do preço unitário dos artigos para os poder integrar no cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou em curso. Por isto é necessário que os stocks e seus movimentos sejam devidamente valorizados.
Em termos de como gerir as existências e stocks, o inventário permanente permite informar as quantidades e os preços unitários, bem como o valor dos consumos anuais, que são parâmetros de base para definir o período de encomenda.
Saber como gerir as existências é uma questão que é muitas vezes negligenciada nas empresas. Não é por acaso que os japoneses se debruçaram com muita atenção sobre este problema e inventaram sistemas tão conhecidos como o JIT (just in time) ou o Kanban, entre outros.
3 pontos chave para gerir as existências da sua empresa
- Em primeiro lugar, em como gerir as existências, há que elaborar um plano de operações. Este é um documento importante para qualquer empresa que tenha que comprar matérias-primas, pois é com base nele que o empresário irá avaliar o seu método de produção.
- Em segundo lugar, deverá ser feito um plano de necessidades de materiais. É necessário avaliar todos os recursos materiais que serão necessários para a execução das variadas tarefas, inclusivé a elaboração de produtos a serem vendidos no mercado. É a política de existências que vai definir o nível de stocks que a empresa pretende adotar.
- Em terceiro lugar, a escolha dos fornecedores é uma fase crítica para muitos negócios, em especial quando estão na sua fase de lançamento. Quando se escolhe precipitadamente um fornecedor e fechar contrato, sem avaliar o mercado pode ser um erro que custará caro à empresa.
Em seguida, deverá ser feita a escolha da qualidade dos materiais. O que se deve evitar é o comprar barato. Não deverá ser gasto muito dinheiro com a aquisição de matérias-primas. Mais vale atrasar o arranque ou atrasar o break-even point, o volume de vendas que permitirá recuperar os custos fixos e, assim, fabricar um produto que tenha qualidade para os clientes.
Para se saber como gerir as existências, há que avaliar os fatores-chave para a política de existências. Ter um volume de stocks muito baixo representa um risco elevado para uma empresa. Uma empresa mostrar-se incapaz de fornecer os clientes ou clientes finais irá danificar seriamente a imagem da empresa, criando sérias dificuldades. Por outro lado, ter stock em excesso poderá significar uma imobilização de capital difícil de suportar financeiramente.
Para se saber como gerir as existências, há que ter consciência da necessidade de calcular o stock de segurança. Ele representa o stock adicional às existênicas normais e permite minimizar os impactos de um aumento inesperado da procura por parte dos clientes bem como um atraso não previsto no fornecimento dos fornecedores.
Por fim, o modo como gerir existências passa, e muito, por gerir o stock. De facto, o número de matérias-primas que uma empresa industrial tem de possuir e, obviamente, tem de gerir, poder+a ser extremamente elevado.
