Toda a gente tem de escrever de vez em quando cartas comerciais — pedidos de emprego, reservas em hotéis ou queixas por deficiências de serviços ou artigos em falta, por exemplo. Redija-as com clareza — simples e directas. Não empregue palavras que não conhece bem. Adopte um tom delicado e sério sem ser afectado. Evite o calão e veja no dicionário a ortografia das palavras sobre as quais tem dúvidas.
Se possível, escreva a carta à máquina ou mande-a dactilografar. Deixe margens largas e equilibradas, com uma linha de intervalo entre cada parágrafo. Não pretenda amontoar tudo numa só folha de papel.
O que deve mencionar
A não ser que tenha papel timbrado, escreva o seu endereço e, se quiser, o número do telefone no canto superior esquerdo da carta. No canto direito, e um pouco mais abaixo do que o endereço, escreva o nome do destinatário com o título ou categoria profissional, seguido do nome e endereço da respectiva empresa (no envelope deve também escrever estas indicações). Mais abaixo, também à direita, escreva o local e a data.
A seguir, e centrado em relação ao texto da carta ou alinhado à esquerda, a referência ao assunto ou à correspondência anterior. Actualmente, verifica-se uma tendência pata simplificar estas normas, e em muitos países, especialmente nos da CEE, o remetente, o destinatário, a (.lata e a referência são mencionados por esta ordem e alinhados à esquerda, Esta é a forma tradicional. No entanto, se sabe o apelido da pessoa, mas não o seu nome próprio, escreva primeiro o nome da companhia ou firma e respectivo endereço, pondo por baixo atenção do Sr. …». Pode também dirigir uma carta à administração ou à direcção de uma empresa sem mencionar o nome do titular da função, e nesse caso abrir a carta com «Ex.mos Senhores».
Certifique-se de que o seu nome, tal como deseja que se lhe dirijam formalmente, aparece bem legível na carta. Escreva-o à máquina ou à mão em letra de imprensa por cima do seu endereço ou por baixo da sua assinatura, se a carta não for timbrada.
Como começar e acabar. Quando escrever a alguém de quem conhece o nome, pode incluí-lo na saudação do início da carta: «Ex. Senhor … ou Ex.ma Senhora Doutora D. …» (com o nome próprio seguido do apelido). Em cartas mais formais, ou quando não souber o nome da pessoa, use simplesmente «Ex.mo Senhor» ou «Ex.ma Senhora». Para terminar, escreva em linha separada na metade direita da folha, por cima da assinatura, «Com os melhores cumprimentos, Atentamente», ou ainda, em duas linhas, «De V. Ex. Atenciosamente».
