A utilização da mala direta é um recurso muito eficaz para a divulgação de produtos, serviços ou mesmo para fins informativos.
Isto marca a diferença porque, através de um único modelo de carta, o remetente tem a possibilidade de se dirigir diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários.
Com o Word poderá aprender a fazer mala direta, pois este programa oferece um recurso que vem facilitar, e muito, a execução de uma tarefa que costumava levar muito tempo.
Seguem-se algumas dicas de como fazer mala direta.
Passo-a-passo
Para se fazer uma mala direta, vai precisar de criar dois arquivos, o principal, que é o que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um outro arquivo que vai conter os campos, que irão mudar consoante o cliente em questão.
Considere que vai criar uma mala direta para os empregados da sua empresa.
Assim, para criar uma base de informações da sua mala direta, vai ter de criar no Word uma tabela dividida em três colunas, que irão conter três descrições em concreto: o Nome, o Cargo e o Salário. Estabeleça o número de linhas com o número de informações necessário, e que deverá ter, no mínimo, cinco linhas desta tabela. Depois, deverá salvar o documento com o nome de Contactos.doc e feche em seguida.
Note que a tabela deve ser criada na primeira linha do documento, caso contrário você não vai conseguir concluir a mala direta.
O próximo passo é criar o documento padrão. Para tal, vai ter de abrir um novo documento no Word e digite a carta descrita em baixo, sendo que deverá considerar as informações que se encontram entre os parêntesis. O alinhamento deverá ser à direita, inserindo o local e data. De seguida, carregue no Enter quatro vezes e ponha o alinhamento à esquerda.
Agora, escreva o Nome e carregue no Enter quatro vezes e digite alinhado à esquerda “Ref.”.
Escreva Promoção, tecle quatro vezes no Enter e escreva as seguintes informações (alinhamento justificado).
Informamos que a vossa promoção para o cargo de — foi aprovada pela nossa Direção Executiva, sendo que o vosso salário foi reajustado para o valor de €€€.
Agora, deverá teclar seis vezes no Enter e, com o alinhamento à esquerda, escrever Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e escreva com o alinhamento centrado Departamento de Recursos Humanos.
Uma vez que tiver feito a edição desta carta, salve-a com o nome Mala Direta.doc.
Por esta altura do processo de fazer mala direta, deverá cumprir os passos seguintes para que seja exibida a barra de ferramentas da mala direta.
Em primeiro lugar, pressione a tecla Alt da esquerda para aceder à barra de menus. De seguida, desloque, com a seta, para a direita, até ao meu Ferramentas. Desça com a seta até ao item Cartas e Correspondências e mova uma vez a seta para a direita.
Por fim, para acabar de fazer a mala direta, desça com a seta até ao item Mostrar barra de ferramentas Mala direta e, caso esta opção esteja desmarcada, tecle Enter para a exibir. Caso contrário, tecle ESC para sair da barra de menus e voltar à área da edição.
