Uma empresa mudar de instalações implica muito mais do que uma mera alteração de bens entre locais. Como planear e gerir uma mudança de instalações pode tornar-se numa tarefa stressante e complicada.
Uma mudança deve ser sempre encarada com otimismo, mantendo o diálogo entre todos os interveniente e frisando os aspetos positivos, como o sucesso da empresa, a necessidade de expansão e a oportunidade de alcançar novos mercados. Por utdo isto, há que se manter os trabalhadores a par da estratégia de mudança com a realização de reuniões, almoços, comunicados ou mesmo através de novas tecnologias como o email.
A divulgação das orientações básicas do plano de mudança deve ser clara por forma a que a informação seja corretamente recebida por todos os implicados.
Como planear e gerir uma mudança de instalações é uma importante decisão que uma empresa toma. Em regra, está associada, obviamente, à expansão e crescimento empresarial e deve ser encarada, por mais incómodos que possa causar, com positivismo.
Todas as empresas, consoante a sua “cultura” empresarial, deverão manter os trabalhadores o mais informados possível acerca da estratégia que toda a mudança implica. Nunca será demais explicar as razões da mudança, realçando os seus aspetos positivos como a situação económica favorável e anecessidade de adequação ao mercado e exigências dos clientes. Tudo isto são fatores de uma mudança de instalações, mas deverá, sempre, ter-se em mente que não deverão ser dadas expectativas erradas.
Em como planear e gerir uma mudança de instalações, a primeira regra a cumprir é, de facto, o planeamento, o que implica a consideração de vários fatores como o volume da mudança (se se está a mudar duas pessoas ou 100), bem como o local de destino (este deverá estar inteiramente preparado para receber pessoas e bens).
O timing em que se procede à mudança também é um fator essencial. Como planear e gerir uma mudança de instalações implica a decisão da melhor altura para proceder como plano, mas isso poderá ser uma tarefa algo impossível, isto porque calcular o prazo em que as novas instalações estarão prontas é quase pura adivinhação devido aos sempre existentes contratempos que sempre surgem.
Para se saber como planear e gerir uma mudança de instalações há que nomear um responsável de projeto, para que exista alguém que lide com toda a logística da mudança. Este é um passo que qualquer tipo de empresa, grande ou pequena, deverá respeitar, até porque definir quem vai mudar, para onde e a forma de reagrupamento de pessoas é uma tarefa mais primordial que arranjar o próprio arquiteto.
No novo local de instalação, há três infra-estruturas que devem ser tomadas em conta:
- energia elétrica,
- informática e
- telecomunicações.
Obviamente que haverá que se acrescentar o ar condicionado, se for caso disso.
Como planear e gerir uma mudança de instalações também implica, claro está, a escolha da empresa de mudanças. A empresa a ser contratada deverá fazer todo o serviço, uma vez que os custos não serão tão elevados, além de que as soluções de recurso se poderão revelar desastrosas.
